ARCHIVOS DE GESTION

                                Archivos En La Era Digital

Son muy numerosos los artículos publicados acerca de

lo que suponen, y pueden suponer, los recursos digitales para el mejor funcionamiento de las llamadas instituciones de memoria. Pero la mayoría de ellos se refieren a los recursos digitales como algo que se consume y se pone a disposición de los usuarios, rara vez como algo que se produce y se pone también a su disposición. A partir de las funciones propias de cualquier tipo de archivo, se propone crear recursos digitales acordes con una normativa dada (estructuras de meta datos  OAI–PMH, web semántica, etc.) con la finalidad de incrementar la capacidad de recuperación de la información y la visibilidad de ésta, tanto para especialistas como para cualquier tipo de usuario.

Europa debe marcarse como objetivo prioritario desarrollar nuevos sistemas de recuperación de la información y nuevos productos basados en estándares y protocolos que le proporcionen una más competitiva posición en la sociedad de la información.

Archivos de Gestión:  Son los archivos de los departamentos, secciones, unidades, 
oficinas de la Municipalidad de Santa Ana, encargados de reunir, conservar, clasificar,  ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida por su unidad. Esta documentación es la que se encuentra en gestión y será organizada de acuerdo al principio de origen y procedencia, su permanencia en estos archivos será de dos años, luego son enviados al Archivo Central por espacio de tres a cinco años  para  terminar su etapa administrativa.  
3. Archivo Central (o Administrativo): Unidad Administrativa que reúne todos los documentos producidos por los Archivos de Gestión de la Municipalidad, da las directrices a los Archivos de Gestión, fortalece el Sistema Institucional de Archivos y el vínculo con el Sistema Nacional de Archivos. Forma  parte del Sistema Nacional de Archivos. Da los lineamientos generales sobre el funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos.  
4. Archivo Histórico o Final: Unidad que mantiene en su custodia documentos que tengan 
más de 20 años de antigüedad y sean de valor científico-cultural.





          De los encargados del Archivo Central 
  

Artículo 3º.   El Archivo Central estará a cargo de un profesional, que será un técnico en Archivística, o un funcionario debidamente capacitado y con experiencia en el campo. Contará 

además, con el personal que se requiera para el buen desempeño de las funciones archivísticas. 

Artículo 4º. El Archivista será quien elabore las normas de pr .. ocedimientos  para la organización del Archivo, la aplicación de estas se hará  para el Archivo y para todos los archivos de gestión. Es quien coordina las políticas archivísticas de la Municipalidad.  

 Artículo 5º. Los encargados de los Archivos de Gestión serán responsables de la conservación, orden,  clasificación de los documentos así como de su seguridad, siguiendo  la normativa establecida por el Archivo Central. Serán responsables de enviar las listas de remisión en forma  oportuna y ordenada. 

Artículo 6º.  La Municipalidad velará porque el Archivo cuente con el presupuesto necesario 

para adquirir cajas de cartón, cartulinas, marcadores, equipo y muebles.

Artículo 7º. El Archivo deberá tener el hardware y software adecuado para actualizar los 

instrumentos descriptivos.  

           De la conservación de los documentos  

Artículo 12.  El local para el Archivo Central estará dentro del mismo edificio o lo más 

cercano posible a éste. Deberá contar con tres áreas básicas para su funcionamiento. Área 

de Depósito, Área de Consulta y Área Administrativa. Debe contar con medidas de seguridad 

contra contaminación, robos, plagas (roedores, insectos), la humedad, luz excesiva, 

temperatura, incendios, polución, inundaciones y cualquier otro factor que atente contra la 

integridad de los documentos.

Artículo 13. El archivo Central contará con el equipo, mobiliario y materiales necesarios que permitan una buena conservación de los documentos. 

 Artículo 14.  Debe contarse con un extintor químico para combatir incendios.

 Artículo 15.  Al menos una vez al año, se deberá realizar la fumigación del Archivo, esta 

se realizará  bajo los requerimientos técnicos que el Archivo Nacional recomiende. 

De la clasificación de los documentos ción de los documentos   

Artículo 19.  La Clasificación es la técnica mediante la cualese agrupan los documentos que 

posean características semejantes de acuerdo a un plan previamente establecido.

 Artículo 20 .El sistema de clasificación de los documentos que .. se utilizará en la 

Municipalidad estará basado en la estructura orgánica, y podrá ser complementado con el 

Sistema “Funcional”, el cual permite crear expedientes según la importancia del asunto. 

 Artículo 21.  El Archivista asesorará a los encargados de los  .. archivos de gestión o 

secretarias sobre el “Plan General de Clasificación”, que el mismo encargado del Archivo 

confeccionará. Los encargados de los archivos de gestión deben velar porque se realicen 

todos los procesos o alineamientos archivísticos que establezca el Archivo Central.  

 Artículo 22 .   Para el adecuado seguimiento del “Plan General de Clasificación” las 

secretarias deberán seguir el mismo procedimiento en cada unidad donde fueran 

designadas.